Polityka prywatności Ecantis (obowiązek informacyjny RODO)
Wersja z dnia 2026-09-16.
1. Administrator
Administratorem danych osobowych opisanych w tej polityce jest Thornbit sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Twarda 18, 00-105 Warszawa, KRS 0001023961, NIP 5252946819 („my"). Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@ecantis.pl.
2. Dwie role — co ta polityka obejmuje, a czego nie
Ecantis to platforma księgowa. Występujemy w dwóch różnych rolach:
- Jesteśmy administratorem danych opisanych w tej polityce: kont użytkowników, rozliczeń za Usługę i telemetrii działania platformy.
- Jesteśmy podmiotem przetwarzającym (procesorem) dla danych, które firmy wprowadzają do swoich ewidencji (dane kontrahentów, pracowników, dokumenty księgowe). Administratorem tych danych jest firma, która je wprowadziła — pytania i żądania dotyczące tych danych należy kierować do niej; my działamy na jej udokumentowane polecenie, na podstawie umowy powierzenia.
3. Jakie dane, po co, na jakiej podstawie i jak długo
| Dane | Cel | Podstawa (RODO) | Okres |
|---|---|---|---|
| Konto: e-mail, imię i nazwisko (opcjonalne), hash hasła, role w firmach | świadczenie Usługi, logowanie, bezpieczeństwo konta | art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) | do usunięcia/anonimizacji konta; po ustaniu umowy — do upływu przedawnienia roszczeń |
| Dane rozliczeniowe: dane firmy, faktury za Usługę, historia płatności | rozliczenie Usługi, obowiązki podatkowe | art. 6 ust. 1 lit. b i c | 5 lat od końca roku podatkowego (przepisy podatkowe) |
| Rejestr zdarzeń bezpieczeństwa: logowania, nieudane próby, zmiany haseł, eksporty danych | bezpieczeństwo, rozliczalność, wykrywanie nadużyć | art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes: bezpieczeństwo) | zgodnie z polityką retencji rejestrów bezpieczeństwa |
| Logi techniczne i rejestr błędów | diagnostyka, stabilność Usługi | art. 6 ust. 1 lit. f | błędy: 30 dni; logi bieżące: rotacja (dni–tygodnie) |
| Telemetria funkcji AI (liczniki użycia, identyfikatory dokumentów) | rozliczenie zużycia, limity | art. 6 ust. 1 lit. b i f | przez czas trwania umowy |
| Adres e-mail — wiadomości transakcyjne (potwierdzenia, resety hasła, zaproszenia, alerty) | obsługa konta | art. 6 ust. 1 lit. b | jak dane konta |
Nie prowadzimy marketingu na danych użytkowników i nie podejmujemy wobec nich zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne (art. 22 RODO).
4. Odbiorcy danych
Korzystamy z dostawców, którym powierzamy przetwarzanie (podprocesorzy) albo którzy są odrębnymi administratorami:
| Dostawca | Rola | Zakres |
|---|---|---|
| IONOS SE | podprocesor | infrastruktura serwerowa (UE) |
| home.pl S.A. | podprocesor | wysyłka wiadomości e-mail |
| Anthropic (Claude API) | podprocesor | funkcje AI — wyłącznie gdy firma je włączy; treść przetwarzanych dokumentów należy do danych powierzonych przez firmę |
| Google (Firebase Cloud Messaging) | podprocesor | powiadomienia push aplikacji mobilnej |
| PayU S.A. | odrębny administrator | obsługa płatności |
| Kontomatik UAB | odrębny administrator (licencjonowany dostawca AIS) | połączenia bankowe — wyłącznie gdy firma je włączy |
Przekazywanie danych poza EOG może wystąpić przy dostawcach z pkt „Anthropic"
i „Google" — na podstawie odpowiednich mechanizmów transferu (decyzja o adekwatności
EU–US Data Privacy Framework / standardowe klauzule umowne). Aktualny status:
docs/security/10-podprocesorzy-i-powierzenie.md.
5. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Wnioski: kontakt@ecantis.pl.
- Usunięcie konta realizujemy przez anonimizację: dane identyfikujące znikają, a klucz techniczny pozostaje tam, gdzie wymaga tego rozliczalność zapisów księgowych (niemutowalny rejestr zdarzeń). Data anonimizacji jest trwale odnotowana.
- Przenoszenie danych firmy: właściciel firmy pobiera komplet danych w Usłudze (Ustawienia → „Eksport danych firmy").
- Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).
6. Jak chronimy dane
Każda firma ma osobną bazę danych z osobnymi poświadczeniami; sekrety i wrażliwe pola są szyfrowane (AES-256-GCM), hasła przechowujemy wyłącznie jako hash (BCrypt), transmisja jest szyfrowana (TLS), kopie zapasowe są szyfrowane (GPG), a dostęp operatora platformy do danych jest rejestrowany. Prowadzimy rejestr ryzyk, procedurę zarządzania incydentami z terminami powiadomień (w tym 72 h do organu nadzorczego, gdy jesteśmy administratorem) oraz procedury retencji i usuwania danych z podstawami prawnymi.
7. Pliki cookies i local storage
Usługa używa local storage przeglądarki do utrzymania sesji zalogowanego użytkownika (tokeny dostępowe) oraz cookie HttpOnly dla tokenu odświeżania. Nie używamy cookies marketingowych ani analityki śledzącej osoby trzecie.
Strona informacyjna ecantis.pl nie używa cookies ani skryptów analitycznych. Liczbę odwiedzin liczymy ze standardowego logu serwera WWW, w którym adres IP jest skracany już przy zapisie (ostatni oktet IPv4 / 80 bitów IPv6); logi są usuwane po 14 dniach.
8. Zmiany polityki
O istotnych zmianach poinformujemy w Usłudze lub e-mailem. Wersje polityki są oznaczone datą.